Messagerie instantanée dans l’entreprise : quelles questions juridiques ? Par Sabine Marcellin, juriste

Cet outil de travail collaboratif se développe au sein des organisations, inspiré par les pratiques de chat (1) du grand public. La messagerie instantanée permet l’échange immédiat de messages textuels entre plusieurs utilisateurs du même réseau. A la différence de la messagerie traditionnelle, les messages s’affichent en quasi-temps réel et permettent un dialogue interactif, par ordinateurs ou smart-phones interposés.

L’outil génère des économies de temps et de coûts de conversations téléphoniques, permet de connaître la disponibilité des interlocuteurs et de bénéficier de réponses réactives. Les limites de la messagerie instantanée sont la brièveté des messages, qui peut générer des incompréhensions, la diffusion accidentelle ou délibérée d’informations confidentielles, l’existence de virus et de spims (2) et les difficultés de contrôle, en particulier pour les messageries externes.

Sous l’éclairage du droit français, l’usage de cet outil récent soulève quelques questions.

Peut-on assimiler la messagerie instantanée à la messagerie électronique classique ?

La possibilité de converser présente des similitudes avec l’usage du téléphone et la messagerie classique. S’il est possible d’interfacer l’outil logiciel de messagerie instantanée avec les outils de messagerie traditionnelle, il paraît difficile d’isoler, techniquement et juridiquement, la communication instantanée du système traditionnel. L’utilisation de la messagerie traditionnelle ou instantanée ne fait pas, à ce jour, l’objet d’une qualification juridique spécifique. Les règles classiques de l’utilisation de moyens d’information et de communication auront vocation à s’appliquer, comme le secret des correspondances ou le droit de la preuve. La jurisprudence relative à la messagerie électronique est également, depuis 2001, riche d’enseignements.

Les instances représentatives du personnel doivent-elle être informées préalablement à la mise en œuvre de cette technologie ?

Si l’outil logiciel de messagerie instantanée peut avoir des conséquences sur les conditions de travail des salariés, la réponse est positive. En effet, dans le cadre des dispositions de l’article L 2323-13 du Code du travail : « Le comité d’entreprise est informé et consulté, préalablement à tout projet important d’introduction de nouvelles technologies, lorsque celles-ci sont susceptibles d’avoir des conséquences sur l’emploi, la qualification, la rémunération, la formation ou les conditions de travail ».

La mise en œuvre du nouveau système peut également nécessiter des modifications du règlement intérieur de l’entreprise, et l’éventuelle charte informatique associée, pour y intégrer des règles adaptées. Dans ce cas, l’employeur doit, au préalable à cette modification, consulter les représentants du personnel et informer l’inspection du travail.

La mise en service de la messagerie instantanée doit-elle faire l’objet d’un formalisme particulier, pour être en conformité avec la loi Informatique et Libertés ?

La messagerie instantanée, comme la messagerie traditionnelle, représente, au regard de la loi n° 78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi du 6 août 2004, un traitement de données à caractère personnel, car certaines données (adresse de messagerie, etc.) permettent d’identifier directement ou indirectement des personnes. Le système doit respecter ainsi les obligations applicables à tout traitement : la confidentialité des données, la sécurité, la collecte loyale, le maintien de la finalité, l’information des utilisateurs, le respect de la durée de conservation et l’exercice du droit d’accès et de rectification pour les utilisateurs.

Les conversations peuvent-elles ou doivent-elles être enregistrées par l’employeur ?

Comme les messages instantanés ne font, à ce jour, ni l’objet d’une qualification juridique spécifique, ni l’objet d’une obligation de conservation formelle, le choix de les conserver relève d’une décision de l’entreprise. Si la messagerie traditionnelle fait l’objet d’enregistrement, pour tout ou partie, les mêmes règles devraient être adoptées pour la messagerie instantanée.

Les entreprises peuvent être confrontées à des litiges ou à des enquêtes réglementaires. Comme les conversations, et leurs traces ou logs, constituent des éléments de preuve, ces éléments sont susceptibles de faire l’objet de demande d’accès, par les autorités administratives et judiciaires, françaises, européennes ou étrangères. Il est important d’afficher, dès le départ, une politique claire et cohérente de conservation, tant pour les salariés que les autorités. De plus, dans certains secteurs, l’enregistrement des conversations téléphoniques est obligatoire (activités de banque de marché, centres d’appel, etc.), selon certains textes. Les échanges par messagerie instantanée, même si non soumis aujourd’hui à une réglementation particulière, pourraient, par prudence, être assimilés à des conversations téléphoniques. Dans tous les cas, il faudra que l’entreprise s’assure que cet enregistrement éventuel, ainsi que l’accès aux messages, soient effectués de manière transparente pour les utilisateurs, en conformité avec le droit du travail et les règles Informatique et Libertés.

Si les conversations sont conservées, quelle sera la durée de cet archivage ?

A ce jour, la messagerie instantanée ne fait pas l’objet de réglementation spécifique, mais par analogie, il serait prudent de considérer ce système d’échange comme le système de messagerie classique, et d’y appliquer les mêmes règles internes. La durée de conservation des messages peut être déterminée en fonction de la nature des échanges, et de l’activité de l’entreprise.

Les messages instantanés, courts et peu formels, sont assimilables à des conversations professionnelles informelles (organisation d’une réunion, par exemple).

Cependant, si leur contenu est précis et formalisé, comme, par exemple, des échanges en vue de la discussion d’un contrat avec des tiers, l’information aurait une nature précontractuelle. Elle devrait alors être conservée pendant la durée du contrat et cinq ans après. La durée de conservation de certains documents a été ramenée de 10 ans à 5 ans, par la loi du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile. Cependant, il convient d’être prudent sur la date de départ de la durée car le texte de loi prévoit « à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer ». Cette formulation ne permet pas de déterminer objectivement le début du délai et crée une incertitude juridique. Il existe, au-delà de ce texte, de nombreux délais spécifiques qui peuvent être différents.

L’entreprise vérifiera quelle est la durée de conservation adaptée.

Une démarche prudente consistera à préciser l’usage réservé à ce canal de communication, de formaliser une règle interne qui établit la durée de conservation retenue et d’en d’informer les utilisateurs.

Est-il nécessaire d’intégrer un avertissement, ou disclaimer, lors de l’installation ou de la connexion au système de messagerie instantanée ?

Selon la réglementation relative aux données à caractère personnel, il est nécessaire d’informer les utilisateurs de la destination des informations et de leur droit d’accès, de rectification et de suppression (3). Plus généralement, il pourra être prudent par ailleurs d’afficher un avertissement qui rappelle les droits et obligations des utilisateurs, en cohérence avec les pratiques de l’entreprise, son règlement intérieur et sa charte informatique.

L’administration de la messagerie instantanée, et de cette forme de preuve électronique, devra intégrer l’environnement juridique, pour être en conformité avec les exigences légales et contribuer à sécuriser son usage.

Sabine Marcellin

Juriste d’entreprise

Chargée de cours à l’EPF Ecole d’Ingénieurs

Co-directeur de la rédaction du Guide Lamy Droit de l’Informatique et des Réseaux

(1) Discussion entre deux ou plusieurs personnes sur internet, du verbe anglais to chat, [tʃat], bavarder. Le nom chat et le verbe chatter sont souvent utilisés en franglais pour désigner la messagerie instantanée. (2) Equivalent des « spams » pour l’Instant Messaging. (3) Article 30 de la loi n° 78-17 précitée.