L’archivage des documents dématérialisés.

Les archives sont définies à l’article 1er de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 comme " l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service et tout organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. " La fonction de conservation se rapporte à l’ensemble du dispositif qui permet l’accès et la restitution des documents sur une période définie. La conservation de ces documents est présentée comme correspondant à l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes que pour la documentation historique de la recherche. L’UNESCO a eu l’occasion de préciser que les documents sont conservés en premier lieu pour servir de preuve et pour les besoins administratifs de la personne physique ou morale qui les archive. Les documents archivés seront tout à la fois utilisés à des fins de contrôle, sur le plan notamment comptable, fiscal ou bancaire, et à des fins de preuve.

La durée de conservation imposée sera variable. Un document qui doit servir de preuve devra être archivé pendant tout le temps des différents délais de prescription légale. Les actes authentiques, recouvrant principalement les actes notariés, les actes d’état civil, et minutes de jugement, doivent quant à eux être conservés ad perpetuam.

Le contexte juridique de la dématérialisation

L’encadrement juridique de la signature électronique devrait permettre le développement de l’archivage des données numérisées. La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information étend la définition de la preuve, laquelle peut être constituée " d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission ". La preuve électronique est ainsi admise au même titre que l’écrit sur support papier et en a la même force probante. La dématérialisation entraînant des problèmes d’identification du signataire et d’intégrité des documents, le législateur définit la signature électronique à l’article 1316-4 du Code civil comme " l’usage d’un procédé fiable d’identification, garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ".

Le décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du Code civil et relatif à la signature électronique précise que le procédé sera considéré comme fiable s’il répond aux trois exigences suivantes : la signature est propre au signataire, elle est créée par des moyens que le signataire peut garder sous son contrôle exclusif et elle garantit l’acte auquel elle s’attache. En pratique, la signature doit être établie grâce à un dispositif sécurisé de création et un dispositif de vérification qui repose sur l’utilisation d’un certificat électronique délivré par un prestataire de certification ou PSC.

La question de l’horodatage et de la conservation des informations relatives au certificat électronique est à peine évoquée au travers des exigences formulées à l’égard des PSC. Une des obligations du PSC consiste en particulier dans le fait de veiller à ce que la date et l’heure de délivrance et de révocation d’un certificat électronique puissent être déterminées avec précision. De plus, le prestataire se doit de conserver, éventuellement sous forme électronique, toutes les informations relatives au certificat électronique qui pourraient s’avérer nécessaires pour faire la preuve en justice de la certification électronique. Le décret n’envisage pas directement les problèmes et enjeux liés à l’archivage des documents certifiés, et se rapportant notamment à l’identification du déposant et au maintien de l’intégrité des documents.

L’intervention du "tiers archiveur", fournisseur de système d’archivage ou tiers qui va garantir la qualité du processus d’archivage étant nécessaire afin de respecter une démarche assurance qualité, celle-ci mériterait d’être encadrée.

Les modalités de l’archivage électronique

Afin de répondre au critère de fiabilité, l’archivage électronique ne devrait pleinement s’épanouir que si les informations conservées restent conformes à leur forme et contenu pendant tout le temps de l’archivage et peuvent être consultées, stockées et restituées ultérieurement. La conservation d’un document dématérialisé implique une maintenance et une veille technologique permanentes, en raison de la migration d’un document d’un support ou d’un format à un autre. Cette contrainte nécessite de respecter des procédures s’appuyant notamment sur des exigences de sécurité importantes, sur l’obligation de conserver une traçabilité complète des opérations techniques effectuées sur un document, sur l’importance des audits et des tiers archiveurs.

A titre d’illustration, Europe-Expertise propose aux experts du secteur immobilier, un nouvel outil innovant "Certif & Stock". Certif & Stock devrait permettre la transmission, et l’archivage de documents électroniques en toute sécurité et confidentialité. Chaque document sera déposé sur le site d’Europe-Expertise en utilisant un procédé de signature électronique, et sera transmis pour archivage via le site de Click & Trust (Groupe Banques Populaires). Toute personne souhaitant vérifier l’authenticité d’un rapport pourra se connecter sur le site d’Europe-Expertise et saisira le code associé à l’archive à consulter. A chaque code sera associé une seule archive. Le site affichera le rapport correspondant en certifiant l’heure de dépôt, l’identité de l’émetteur et l’intégrité du message. Un notaire, par exemple, après avoir imprimé le document, pourra authentifier l’acte (cachet / Signature) pour l’intégrer dans un dossier papier.

Afin de faciliter le travail des professionnels, l’AFNOR a élaboré, à titre de référence, des préconisations contenues dans la norme NF Z 42-013 (dont une nouvelle version est actuellement en cours d’étude) visant justement à permettre " que des documents électroniques soient produits, stockés et restitués de façon à ce que l’ on puisse être sûrs de leur intégrité et de leur fidélité par rapport aux documents d’origine ". Celle-ci se décompose en plusieurs parties, traitant des moyens matériels et logiciels à mettre en oeuvre, de la sécurité des systèmes, des procédures d’exploitation, du suivi des procédures, des audits, des tiers archiveurs et des prestataires de services. Par ailleurs, le gouvernement a publié, le 29 janvier 2001, un "Guide pour la conservation des informations et des documents numériques pour les téléprocédures, les intranets et les sites internet", ayant pour objet de décrire les formats, les supports, les métadonnées et l’organisation qui permettront de déterminer les conditions de conservation des documents produits et reçus et d’autre part de fournir des recommandations pour sa mise en oeuvre.

La question de l’archivage se pose avec une acuité particulière pour les actes authentiques, du fait, comme on l’a vu, de la conservation illimitée de ces actes. S’il est indiqué dans la loi du 13 mars 2000 que l’acte authentique peut être dressé sur support électronique, c’est un décret spécifique qui devrait poser les conditions de conservation de l’acte.